Conditions Générales de Ventes Groupes Loisirs

ARTICLE 1 – DEFINITIONS
Dans le cadre des présentes, les termes listés ci-dessous auront le sens suivant :
- Client Loisirs: tour–opérateurs, agences de voyages, autocaristes, tout professionnel du tourisme ayant effectué la réservation, ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes dans le cadre de leur activité professionnelle ou associative
- Les Participants : les personnes physiques séjournant à l’hôtel.
- Date d’option : Date d’option : date fixée par l’Hôtel et/ou la Réservation Centrale à laquelle le Client Loisirs devra confirmer, dans les conditions prévues à l’article 3 des présentes CGV, la réservation pour le Groupe,
- Réservation Centrale : le service de réservation centrale de LOUVRE HOTEL GROUP dédié aux professionnels du tourisme.

ARTICLE 2 –APPLICATION
Les présentes conditions générales de vente Groupe Loisirs s’appliquent exclusivement dans les rapports entre les professionnels du tourisme (agences de voyages, tour-opérateurs, autocaristes …) ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes dans le cadre de leur activité professionnelle ou associative et la Société LOUVRE HOTEL GROUP, S.A.S. au capital de 117.625.104 €, dont le siège social est sis Village 5, 50 Place de l’Ellipse, 92081 La Défense Cedex, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre, sous le numéro 309 071 942, , et /ou toute société exploitant un hôtel sous l’une des enseignes Kyriad Prestige, Kyriad (à l’exception de l’hôtel KYRIAD à DISNEYLAND ® PARIS), Campanile ou Première Classe ainsi que toute société exploitant sous l’une des enseignes Golden Tulip, Tulip Inn et Royal Tulip un hôtel commercialisé par le service de la réservation centrale groupe (les « Hôtels »). La liste de ces hôtels est disponible sur demande auprès du service de la réservation centrale groupe»
Les conditions générales de vente groupes Loisirs sont applicables aux Clients Loisirs à partir de 10 chambres et 15 personnes simultanées pour un séjour de même durée, comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture.
Dans le cadre d’un groupe Loisirs, et pour les hôtels sous enseigne Kyriad Prestige, Kyriad et Campanile ainsi que pour les hôtels Golden Tulip Paris CDG Airport – Villepinte, Golden Tulip Warsaw Centre, Tulip Inn Antwerpen, le tarif brochure groupe Loisirs est donné pour une chambre double (occupée par deux personnes), par jour et par personne, petits-déjeuners inclus, taxes et services inclus (serveurs et femmes de chambres), hors taxes de séjour. Ce prix sera systématiquement facturé que le petit-déjeuner soit consommé ou non.
Dans l’hypothèse où le Client Loisirs souhaiterait que certaines chambres ne soient occupées que par une personne, ou soient occupées par plus de deux personnes (le cas échéant), un supplément sera ajouté à ce tarif.
Aucun tarif brochure groupe Loisirs n’étant disponible pour les hôtels sous enseigne Première Classe, le tarif communiqué sera le tarif public affiché par chambre, taxes et services inclus (serveurs et femmes de chambres), hors taxes de séjour et hors petit-déjeuner.
Le taux de TVA retenu est celui en vigueur à la date d’exigibilité de l’intégralité du paiement.
Les conditions figurant dans les présentes CGV, annulent et remplacent celles déjà parues antérieurement et sont données à titre indicatif et susceptibles de modifications.

ARTICLE 3 – RESERVATION
L’option de réservation demandée à la Réservation Centrale ou à l’Hôtel devient une réservation confirmée si les deux conditions suivantes sont impérativement réunies :
• Réception par la réservation centrale Louvre Hotel Group ou par l’hôtel d’une confirmation de l’option et d’un accord sur les présentes Conditions Générales de Vente par courriel, par télécopie ou par courrier au plus tard à 12h 00 (GMT + 1) le jour de la date de fin d’option et
• Réception d’arrhes comme mentionné ci-après à l’article 4 (sous réserve de bon encaissement).
La durée de l’option sera définie au cas par cas avec l’hôtel ou la Réservation Centrale.
L’Hôtel ou la Réservation Centrale de la société Louvre Hotel Group se réserve le droit d’annuler les chambres et/ou les prestations annexes à tout moment et sans aucune indemnité en cas de non réception des arrhes et/ou d’absence de confirmation de réservation au jour de la fin d’option, ainsi qu’en cas de défaut de paiement par le Client Loisirs de factures correspondant à des prestations antérieurement fournies.

ARTICLE 4 - LES ARRHES
Les arrhes sont à verser au plus tard 8 jours après la confirmation écrite de réservation (laquelle doit intervenir au plus tard au jour de la fin d’option) conformément à la facture pro-forma et par tout moyen de paiement accepté par l’hôtel (en cas de paiement par chèque, celui-ci peut être encaissé dès réception ; en cas de paiement par virement, celui-ci doit être justifié par la copie de l’ordre de virement sur le compte bancaire de l’hôtel).
Ces arrhes représentent :
• 30% des prestations (hébergement et restauration confondus) réservées pour le groupe
A défaut du versement des arrhes précitées dans les délais précisés ou à défaut de bon encaissement, l’Hôtel ou la Réservation Centrale se réserve le droit de remettre les chambres non confirmées à la vente.
En cas de réservation pour une série de groupes Loisirs dans un même hôtel, un dépôt de garantie représentant le prix des prestations réservées (hébergement et restauration confondus) pour le séjour du premier groupe, sera versé à la signature du contrat correspondant, ou, en l’absence de contrat, lors de la prise de réservation. Ce montant sera déduit de la dernière facture.

ARTICLE 5 - REGLEMENT
Le paiement du solde de la facture globale devra être effectué par le Client Loisirs au plus tard 8 jours ouvrables avant la date d’arrivée du groupe soit 100 % du montant TTC des prestations réservées. Le cas échéant, une facture ou un avoir sera édité après le séjour du groupe afin de régulariser la facturation.
Le paiement est à effectuer dans la monnaie locale du pays où est implanté l’hôtel. Les frais bancaires restent à la charge du Client Loisirs.
Les extras (téléphone, consommations hors prestation réservées, pay-tv…) doivent être réglés à la caisse de l’hôtel par les participants avant le départ du groupe. Le client Loisirs s’engage à faire respecter cette règle par les accompagnateurs. L’hôtel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de cet encaissement.
La taxe de séjour doit être réglée sur place par les participants ou le Client Loisirs avant le départ du groupe.
Tout incident de paiement subi par l’hôtel pourra entraîner la rupture de l’accord conclu avec le Client Loisirs et/ou l’annulation des réservations sans indemnité pour le Client Loisir. En outre, les sommes versées ou dues conformément aux dispositions des articles 4 et 5 des présentes CGV resteront définitivement acquises à l’Hôtel, sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts.
En cas de contestation sur une partie de la facture, le Client Loisirs s’engage à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer aussitôt à l’hôtel le motif de sa contestation qui devra être réelle et sérieuse par écrit. Toute facture qui n’aura pas été contestée selon la procédure ci-dessus décrite, dans un délai de quinze jours à partir de la date d’envoi de celle-ci, sera considérée comme acceptée et due.

ARTICLE 6 - MODIFICATION ANNULATION
Toute modification, ou annulation partielle ou totale d’une option doit faire l’objet d’une notification écrite du Client Loisirs à la Réservation Centrale ou à l’Hôtel selon le canal de réservation initial.
Toute modification, ou annulation partielle ou totale d’une confirmation , doit faire l’objet d’une notification écrite du Client Loisirs à l’Hôtel. br> La modification ou l’annulation ne sera effective qu’à la réception par le Client Loisirs de la notification écrite adressée par la Réservation Centrale ou l’Hôtel. En tout état de cause, l’Hôtel ou la Réservation Centrale se réserve le droit d’annuler la demande et d’appliquer les pénalités ci-après.
Pour toute annulation totale d’une réservation confirmée:
- Au-delà de 90 jours de la date d’arrivée du groupe : le Client Loisirs peut annuler sans frais
- De J-90 à J-61 avant la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 30% du montant TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées) ;
- De J-60 à J-31 avant la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 50% du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées) ;
- De J-30 à J-9 avant la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 70% du montant total TTC des prestations annulées. (déduction faite des arrhes préalablement versées) ;
- De J-8 à la date d’arrivée du groupe: l’Hôtel facture 100% du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées).
Dans l’hypothèse d’une annulation partielle (supérieure à 5 % de l’effectif arrondi au nombre entier supérieur ou portant sur une partie des prestations formant le séjour et représentant plus de 5% de la valeur de ce dernier), les montants ci-dessus seront conservés et/ou facturés en proportion du montant de la prestation annulée.
Dans le cadre d‘une réservation pendant une période de salon ou d’événement, des conditions spécifiques pourront être applicables et indiquées au moment de la réservation.
En outre, dans le cadre d’un groupe Loisirs, en cas de réduction du groupe à moins de 10 chambres et 15 personnes, la facturation sera faite sur la base des tarifs affichés individuels applicables le jour de l’arrivée prévue dans l’hôtel concerné.
Si l’arrivée du groupe se fait après 22h et que la prestation restauration était réservée, l’Hôtel se réserve le droit de refuser de servir les repas réservés, étant entendu que 100% du montant total TTC de cette prestation restauration sera facturée au Client Loisirs selon les conditions ci-dessus mentionnées.
Pour les arrêts repas sans hébergement (réservés auprès de l’hôtel directement), les annulations à moins de 5 jours de l’arrivée du groupe, seront facturées à 100% TTC.
La non présentation d’une partie ou de la totalité des participants (« No Show ») ainsi que toute réduction de durée de séjour (effectuée sur place) sera facturée sur la base du montant total TTC des prestations réservées déduction faite des arrhes et versements déjà reçus et pour la durée du séjour prévu.

ARTICLE 7 – GRATUITES
Les gratuités suivantes seront appliquées pour l’ensemble du groupe soit ½ double (1 personne partageant une chambre double) petit-déjeuner inclus gratuite pour 20 personnes payantes.
Cette gratuité n’est pas applicable pour les Hôtels Première Classe.

ARTICLE 8 - LISTE NOMINATIVE
Le Client Loisirs s’engage à fournir une situation de ses ventes 21 jours avant la date d’arrivée du groupe, lorsque la date de réservation le permet.
La liste nominative définitive devra parvenir par écrit à l’hôtel, 8 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe.
Dans le cas d’un groupe en arrêt repas (réservés auprès de l’hôtel directement), en demi-pension ou pension complète, le choix des menus pour le ou les repas réservés, devra être joint à la confirmation de réservation 7 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe.
Sans réception des documents ci-dessus mentionnés, l’hôtel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres ou les menus souhaités par le Client Loisirs.
L’hôtel s’engage à mettre ses chambres à disposition à partir de 15 heures le jour de l’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ.

ARTICLE 9- FORCE MAJEURE – CAS FORTUIT
Cas de force Majeure ou cas fortuit : seront considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français.
En cas de force majeure ou de cas fortuit, l’Hôtel ou la Réservation Centrale s’efforcera de reloger le groupe dans un des établissements exploitant sous l’une des enseignes appartenant à la société LOUVRE HOTEL GROUP tout en dégageant sa responsabilité.

ARTICLE 10 – DELOGEMENT
Dans le cadre d’un délogement total ou partiel dépendant de la volonté de l’hôtel, l’accueil du groupe se fera dans un établissement de catégorie égale ou supérieure sans supplément de prix et à proximité de l’Hôtel dans la mesure du possible.
Les frais inhérents au transfert resteront à la charge de l’Hôtel sans que le Client Loisirs ne puisse se prévaloir du paiement d’une indemnité complémentaire.

ARTICLE 11 – DEPOT DE GARANTIE
L’Hôtel se réserve la possibilité pour toute réservation de demander au Client Loisirs de verser un dépôt de garantie par participant s’élevant à la somme de dix (10) euros par personne, enfants compris.
Ce dépôt de garantie devra être versé au plus tard à l’arrivée du groupe directement à l’Hôtel. En cas de préjudice matériel causé dans les chambres, le restaurant et/ou les parties communes de l’Hôtel par l’une des personnes du groupe apporté par le Client Loisirs, l’Hôtel se réserve la faculté de conserver les sommes versées à titre d’indemnisation, sans préjudice de ses droits et actions dans l’hypothèse où le montant du préjudice matériel causé à l’Hôtel serait supérieur au montant du dépôt de garantie donné pour le groupe.
En outre, l’Hôtel peut cesser la fourniture de ses services si les participants du groupe nuisent au bon fonctionnement de l’hôtel ou s’ils mettent en danger la réputation ou la sécurité de l’hôtel ou des clients de l’hôtel.

ARTICLE 12 – POLITIQUE ENFANTS
Aucun supplément n’est demandé * par les hôtels pour les enfants de moins de dix ans, dans la limite d’un enfant par chambre et sous réserve de la disponibilité des lits d’appoints, lorsqu’ils sont hébergés dans la chambre des adultes accompagnateurs.
Dans le cadre d’un séjour sur place, le petit-déjeuner pour les enfants de moins de dix ans sera gratuit dans la limite de deux enfants par adulte consommant un petit-déjeuner sur place.
Les menus seront des menus enfants facturés comme tel.
Pour les groupes d’enfants de moins de 10 ans**, le 3éme lit et/ou le 3ème petit déjeuner seront gratuits dans la mesure où les tarifs groupes adultes seront appliqués.
Il est nécessaire au moment de la réservation de préciser le nombre de personnes, et l’âge des enfants qui séjourneront.
A défaut, l’enfant sera automatiquement considéré comme ayant plus de 10 ans.

* A l'exception des hôtels suivants : Campanile et Première Classe Roissy St Witz, Kyriad à DISNEYLAND ® PARIS, Campanile et Première Classe de Bussy St Georges et Campanile Poitiers Futuroscope ** dans les hôtels habilités

Article 13 - ASSURANCE – RESPONSABILITE
L'hôtel, n'ayant pas la garde des effets personnels des participants, ni du matériel que le Client Loisirs entrepose dans ses salles et locaux, il ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou disparition desdits effets personnels et/ou dudit matériel.
L’assurance du matériel et des effets personnels des participants reste à la charge du Client Loisirs qui renonce expressément à tout recours contre l'hôtel pour tout dommage causés à ces biens à ce titre, y compris le vol de desdits biens.
Concernant les vêtements, bagages et objets divers déposés dans les chambres ainsi que les objets laissés dans les véhicules stationnés sur les lieux dont l’Hôtel a la jouissance privative, la responsabilité de l’Hôtel ne pourra être engagée au-delà de ce qui est prévu par la loi au terme des articles 1952 à 1954 du Code civil. Le Client Loisirs s’engage à respecter et à faire respecter par ses participants le règlement intérieur ainsi que les consignes de sécurité en vigueur dans les locaux de l’hôtel.
Aucun mets ou boisson apportés de l’extérieur par le Client Loisirs ou ses invités ne sera admis, sans autorisation préalable de la part de l’Hôtel.
Le Client Loisirs n’est pas autorisé à utiliser toute marque appartenant ou commercialisée par le Groupe Louvre Hotel Group (Première-Classe, Campanile, Kyriad, Kyriad Prestige, Tulip Inn, Golden Tulip, Royal Tulip) sauf autorisation préalable écrite expresse de ce dernier.

ARTICLE 14 - RECLAMATIONS
Toute réclamation devra être adressée par courrier recommandé A/R au siège du groupe Louvre Hotel Group (Direction Commerciale – Village 5, 50 Place de l’Ellipse – 92081 La Défense Cedex - France) au plus tard 10 jours après la date de départ de l’hôtel concerné.
Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.

ARTICLE 15 - DROIT APPLICABLE
Les présentes conditions sont soumises au droit français tant pour les règles de fond que pour les règles de forme.
Toute contestation quelle qu’en soit la cause, seront de la compétence du Tribunal compétent dans le ressort duquel se trouve le siège social de la société Louvre Hotel Group.