Conditions Générales de Ventes Groupes Corporate & Séminaires

ARTICLE 1 - DEFINITIONS
Dans le cadre des présentes, les termes listés ci-dessous auront le sens suivant :
- Client : agences de voyages, agences événementielles, agences de communication, tout professionnel du voyage d’affaires ayant effectué la réservation, ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes corporate et/ou séminaires dans le cadre de leur activité professionnelle ou associative.
- Les Participants : personnes physiques séjournant à l’hôtel et/ou faisant parties du séminaire réservé à l’hôtel.
- Date d’option : date fixée par l’Hôtel et/ou la Réservation Centrale à laquelle le Client devra confirmer, dans les conditions prévues à l’article 3 des présentes CGV, la réservation pour le groupe.
- Réservation Centrale : le service de réservation centrale de LOUVRE HOTELS GROUP dédié aux groupes de professionnels et aux séminaires.
- Prestation forfait Journée d’Etude : ce forfait inclut une boisson chaude offerte à l’arrivée, pause matin, déjeuner boisson et café inclus, pause après midi, location de salle.
- Prestation forfait Semi Résidentiel : ce forfait inclut la chambre, petit déjeuner, journée d'étude
- Prestation forfait Résidentiel : ce forfait inclut chambre, dîner boisson incluse, petit déjeuner, journée étude
- Prestation Groupe Corporate ou Hébergement Seul : chambres pour une ou deux personnes hors petitdéjeuner.

ARTICLE  2 –APPLICATION 
Les présentes conditions générales de vente Groupe Seminaire et Corporate s’appliquent exclusivement dans les rapports entre les professionnels du voyage d’affaires (agences de voyages, agences événementielles, agence de communication …) ou les personnes physiques ou morales effectuant une réservation groupes corporate, séminaires résidentiels, séminaires semi résidentiels et journée d’étude dans le cadre de leur activité professionnelle et la Société LOUVRE HOTELS GROUP, S.A.S. au capital de 117.625.104 €, dont le siège social est sis Village 5, 50 Place de l’Ellipse, 92081 La Défense Cedex, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre, sous le numéro 309 071 942, et /ou toute société exploitant un hôtel sous l’une des enseignes Kyriad Prestige, Kyriad (à l’exception de l’hôtel KYRIAD à DISNEYLAND ® PARIS), Campanile ou Première Classe ainsi que toute société exploitant sous l’une des enseignes Golden Tulip, Tulip Inn et Royal Tulip un hôtel commercialisé par le service de la réservation centrale groupe (les « Hôtels »). La liste de ces hôtels est disponible sur demande auprès du service de la réservation centrale groupe»
Les conditions générales de vente sont applicables pour un même séjour (ou une série de séjours), comprenant des prestations identiques et faisant l’objet d’une même facture et à partir de :
• 10 chambres dans le cadre d’une réservation séminaire avec hébergement ou dans le cadre d’un
groupe en hébergement seul
• 10 personnes dans le cadre d’une réservation pour un séminaire sans hébergement
Dans le cadre d’une réservation de chambres pour le ou les formateurs d’une journée d’étude, les conditions de ventes individuelles Louvre Hôtels Group seront appliquées.
Dans le cas où le nombre de participants et/ou de chambres serait ou deviendrait inférieur à 10, l’hôtel se réserve le droit de facturer chaque prestation : location de salle, boisson chaude d’accueil, pause, déjeuner, boissons (etc…) individuellement et de modifier les présentes conditions de ventes.
Pour les prestations en hébergement seul, le prix de base est donné pour une chambre taxes et services inclus, hors petit-déjeuner et taxe de séjour.
Pour les prestations journée d’étude, séminaire résidentiel, semi-résidentiel, le prix de base est donné par personne par jour.
Le taux de TVA retenu est celui en vigueur à la date d’exigibilité du paiement.
Les conditions figurant dans les présentes CGV, annulent et remplacent celles déjà parues antérieurement et sont données à titre indicatif et susceptibles de modifications.

ARTICLE  3 - RESERVATION
L’option de réservation demandée à la Réservation Centrale ou à l’Hôtel devient une réservation confirmée si les deux conditions suivantes sont impérativement réunies :
• Réception par la réservation centrale Louvre Hôtels Group ou par l’hôtel d’une confirmation de l’option et d’un accord sur les présentes Conditions Générales de Vente par courriel, par télécopie ou par courrier au plus tard à 12h00 (GMT + 1) le jour de la date de fin d’option et
• Réception d’arrhes comme mentionné ci-après à l’article 4 (sous réserve de bon encaissement).
La durée de l’option sera définie au cas par cas avec l’hôtel ou la Réservation Centrale.
L’Hôtel ou la Réservation Centrale de la société Louvre Hôtels Group se réserve le droit d’annuler les chambres et/ou les prestations annexes à tout moment et sans aucune indemnité en cas de non réception des arrhes et/ou d’absence de confirmation de réservation au jour de la fin d’option, ainsi qu’en cas de défaut de paiement par le Client de factures correspondant à des prestations antérieurement fournies.

ARTICLE  4 - LES ARRHES
Les arrhes sont à verser au plus tard 8 jours après la confirmation écrite de réservation (laquelle doit intervenir au plus tard au jour de la fin d’option) conformément à la facture pro-forma et par tout moyen de paiement accepté par l’hôtel (en cas de paiement par chèque, celui-ci peut être encaissé dès réception ; en cas de paiement par virement, celui-ci ci doit être justifié par la copie de l’ordre de virement sur le compte bancaire de l’hôtel).
Ces arrhes représentent :
Dans le cadre d’une réservation avec hébergement (c'est-à-dire séminaire résidentiel et semirésidentiel, prestation groupe corporate ou hébergement seul):
• A plus de 60 jours avant le début de la manifestation, les arrhes devront représenter 40% du total de la facturation globale estimée (hébergement, prestation séminaire et restauration confondus)
• A partir de 60 Jours avant le début de la manifestation, les arrhes devront représenter 75% du total de la facturation globale estimée (hébergement, prestation séminaire et restauration confondus)
Dans le cadre d’une réservation sans hébergement (journée d’étude):
• A partir de 30 Jours avant le début de la manifestation, les arrhes devront représenter 50% du total de la facturation globale estimée (prestation séminaire)
En cas de réservation pour une série dans un même hôtel, un dépôt de garantie représentant le prix des prestations réservées (hébergement, prestation séminaire et restauration confondus) pour le séjour du premier groupe, sera versé à la signature du contrat correspondant, ou, en l’absence de contrat, lors de la prise de réservation.
Ce montant sera déduit de la dernière facture.

ARTICLE  5 -  LE REGLEMENT
Dans le cadre d’une réservation avec ou sans hébergement le paiement du solde de la facture globale sera effectué au plus tard 8 jours ouvrables avant la date d’arrivée.
Le cas échéant, une facture ou un avoir sera édité après le séjour du groupe afin de régulariser la facturation.
Le paiement est à effectuer dans la monnaie locale du pays où est implanté l’hôtel. Les frais bancaires restent à la charge du client.
Les extras (téléphone, consommations hors prestation réservées, pay-tv…) doivent être réglés à la caisse de l’hôtel par les participants avant le départ du groupe. Le client s’engage à faire respecter cette règle par les participants.
La taxe de séjour doit être réglée sur place par les participants ou le Client avant le départ du groupe.
L’hôtel décline toute responsabilité quant aux conséquences d’un départ retardé du fait de cet encaissement.
Tout incident de paiement subi par l’hôtel pourra entraîner la rupture de l’accord conclu avec le Client et/ou l’annulation des réservations sans indemnité pour le client. En outre, les sommes versées conformément aux dispositions des articles 4 et 5 des présentes CGV resteront définitivement acquises et/ou dues à l’Hôtel, sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts.
En cas de contestation sur une partie de la facture, le Client s’engage à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer aussitôt à l’hôtel le motif de sa contestation qui devra être réelle et sérieuse. Toute facture qui n’aura pas été contestée selon la procédure ci-dessus décrite, dans un délai de quinze jours à partir de la date d’envoi de celle-ci, sera considérée comme acceptée.

ARTICLE  6 - MODIFICATIONS ANNULATIONS
Toute modification, ou annulation partielle ou totale d’une option, doit faire l’objet d’une notification écrite du Client à la Réservation Centrale ou à l’hôtel selon le canal de réservation initial.
Toute modification, ou annulation partielle ou totale d’une confirmation, doit faire l’objet d’une notification écrite du Client à l’Hôtel.
La modification ou l’annulation ne sera effective qu’à la réception par le Client de la notification écrite adressée par la Réservation Centrale ou l’hôtel. En tout état de cause, l’Hôtel ou la Réservation Centrale se réserve le droit d’annuler la demande et d’appliquer les pénalités ci-après.
Pour toute annulation totale d’une réservation confirmée :
Dans le cadre d’une réservation avec hébergement (c'est-à-dire séminaire résidentiel et semirésidentiel, prestation groupe corporate ou hébergement seul):
• Au-delà de 60 jours de la date d’arrivée du groupe : le client peut annuler sans frais
• De J-60 à J-31 avant la date d’arrivée du groupe : l’hôtel facture 40% du montant TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées).
• J-30 à J-16 jours avant la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 75 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées).
• De J-15 à la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 100 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées).
Dans le cadre d’une réservation sans hébergement (journée d’étude) :
• Au-delà de 30 jours de la date d’arrivée du groupe : le client peut annuler sans frais
• De J-30 à J-16 avant la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 50 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées)
• De J-15 à la date d’arrivée du groupe : l’Hôtel facture 100 % du montant total TTC des prestations annulées (déduction faite des arrhes préalablement versées).
Dans l’hypothèse de l’annulation partielle (supérieure à 5 % de l’effectif arrondi au nombre entier supérieur ou portant sur plus de 5% de la valeur des prestations formant le séjour) d’une réservation avec ou sans hébergement, les montants ci-dessus seront conservés et/ou facturés en proportion du montant de la prestation annulée.
Dans le cadre d’une réservation pendant une période de salon ou d’évènement, des conditions spécifiques pourront être applicable et indiquées au moment de la réservation.
La non présentation d’une partie ou de la totalité des Participants (« No Show ») ainsi que toute réduction de durée de séjour (effectuée sur place) sera facturée sur la base du montant total TTC des prestations réservées et pour la durée du séjour prévu.
Si l’arrivée du groupe se fait après 22h et que la prestation restauration était réservée, l’Hôtel se réserve le droit de refuser de servir les repas réservés, étant entendu que 100% du montant total TTC de cette prestation restauration sera facturée au Client selon les conditions ci-dessus mentionnées.
Pour les arrêts repas sans hébergement (réservés auprès de l’hôtel directement), les annulations à moins de 5 jours de l’arrivée du groupe, seront facturées à 100% TTC.

ARTICLE  7 - LISTE NOMINATIVE
Dans le cadre d’un groupe avec hébergement, la liste nominative des chambres devra être envoyée par écrit à l’hôtel, 8 jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe.
Dans le cas d’un groupe en arrêt repas (réservés auprès de l’hôtel directement), en demi-pension ou pension complète, le choix des menus pour le ou les repas réservés, devra être joint à la confirmation de réservation 7jours ouvrables au plus tard avant la date d’arrivée du groupe.
Tout participant supplémentaire non prévu au contrat initial ne sera accueilli qu’après vérification des disponibilités et approbation formelle de l’hôtel puis ajouté à la facturation finale aux conditions convenues avec l’hôtel.
Sans réception des documents ci-dessus mentionnés, l’hôtel ne sera pas en mesure de garantir la répartition des chambres, salles de séminaire et les menus initialement souhaités par le Client.
L’hôtel s’engage à mettre ses chambres à disposition à partir de 15 heures le jour de l’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à midi le jour du départ.

ARTICLE 8 -  FORCE MAJEURE – CAS FORTUIT
Seront considérés comme cas de force majeure ou cas fortuit ceux communément reconnus comme tels par la jurisprudence des tribunaux français.
En cas de force majeure ou de cas fortuit, l’Hôtel ou la Réservation Centrale s’efforcera de reloger le groupe dans un des établissements exploitant sous l’une des enseignes appartenant à la société LOUVRE HOTELS GROUP tout en dégageant sa responsabilité.

ARTICLE 9 - DELOGEMENT
Dans le cadre d’un délogement total ou partiel dépendant de la volonté de l’hôtel, l’accueil du groupe se fera dans un établissement de catégorie égale ou supérieure sans supplément de prix et à proximité de l’Hôtel dans la mesure du possible.
Les frais inhérents au transfert resteront à la charge de l’Hôtel sans que le client ne puisse se prévaloir du paiement d’une indemnité complémentaire.

ARTICLE  10 – ASSURANCE – RESPONSABILITE
L'hôtel, n'ayant pas la garde des effets personnels des participants, ni du matériel que la Client entrepose dans ses salles et locaux, il ne pourra en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou disparition desdits effets personnels et/ou dudit matériel.
L’assurance du matériel et des effets personnels des participants reste à la charge du Client qui renonce expressément à tout recours contre l'hôtel pour tout dommage causés à ces biens à ce titre, y compris le vol de desdits biens.
Concernant les vêtements, bagages et objets divers déposés dans les chambres ainsi que les objets laissés dans les véhicules stationnés sur les lieux dont l’Hôtel a la jouissance privative, la responsabilité de l’Hôtel ne pourra être engagée au-delà de ce qui est prévu par la loi au terme des articles 1952 à 1954 du Code civil.
Le Client s’engage à respecter et à faire respecter par ses participants les consignes de sécurité en vigueur dans les locaux de l’hôtel.
Pour toute organisation de manifestation commerciale, jeux concours, compétition de tout type, exposition, vente au déballage, ou tout type d’événement qui en raison de son objet ou de sa qualification juridique nécessiterait une quelconque autorisation, déclaration préalable, licence ou formalités assimilées conformément à la réglementation en vigueur, le Client s’engage à obtenir les éléments nécessaires auprès des autorités compétentes et agir dans le cadre de la règlementation applicable, et s’engage à garantir l’Hôtel de ce fait. L’Hôtel pourra annuler ou résilier le contrat à tout moment, au tort exclusif du Client, dans le cas où il servirait de support à une manifestation contraire à l’ordre moral ou aux bonnes moeurs.
Tout projet concernant la décoration, l’aménagement et l’installation technique des locaux devra être soumis raisonnablement à l’avance à l’Hôtel pour approbation écrite préalable. A l’issue de la manifestation, le Client s’engage à retirer toutes les installations à ses frais afin que les locaux soient restitués dans leur état originel. Aucun mets ou boisson apportés de l’extérieur par le Client ou ses invités ne sera admis, sans autorisation préalable de la part de l’Hôtel.
Après minuit, le niveau sonore dans les salons ne devra pas gêner la clientèle de l’Hôtel ainsi que son voisinage immédiat. L’Hôtel se réserve le droit de limiter le niveau sonore en cas d’excès.
Le Client s’engage à respecter les horaires prévus dans les conditions particulières au niveau de l’occupation des espaces et salons.
Le Client n’est pas autorisé à utiliser toute marque appartenant ou commercialisée par le Groupe Louvre Hôtels Group (Première-Classe, Campanile, Kyriad, Kyriad Prestige, Tulip Inn, Golden Tulip, Royal Tulip) sauf autorisation préalable de ce dernier.
Pour les spectacles et programmes musicaux à organiser et produire pour la manifestation, le Client sera seul responsable de toute demande d’autorisation et/ou de déclaration auprès de LA SACEM ou des différents organismes collectifs ou administrations concernées ainsi que tout paiement afférent aux droit des auteurs, producteurs et des artistes interprètes. Le Client garantit l’Hôtel contre toute réclamation à ce titre.

ARTICLE  11 – RECLAMATIONS
Toute réclamation devra être adressée par courrier recommandé A/R au siège du groupe Louvre Hotels Group (Direction Commerciale – Village 5, 50 Place de l’Ellipse – 92081 La Défense Cedex - France) au plus tard 10 jours après la date de départ de l’hôtel concerné.
Passé ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.

Article 12 - DROIT APPLICABLE
Les présentes conditions sont soumises au droit français tant pour les règles de fond que pour les règles de forme.
Toute contestation quelle qu’en soit la cause, seront de la compétence du Tribunal compétent dans le ressort duquel se trouve le siège social de la société Louvre Hôtels Group.

ARTICLE  13 - POLITIQUE ENFANTS
Aucun supplément n’est demandé* par les hôtels pour les enfants de moins de dix ans, dans la limite d’un enfant par chambre et sous réserve de la disponibilité des lits d’appoints, lorsqu’ils sont hébergés dans la chambre des adultes accompagnateurs.
Dans le cadre d’un séjour sur place, le petit-déjeuner pour les enfants de moins de dix ans sera gratuit dans la limite de deux enfants par adulte consommant un petit-déjeuner sur place.
Les menus seront des menus enfants facturés comme tel.
Il est nécessaire au moment de la réservation de préciser le nombre de personnes, et l’âge des enfants qui séjourneront.
A défaut, l’enfant sera automatiquement considéré comme ayant plus de 10 ans
* A l'exception des hôtels suivants : Campanile et Première Classe Roissy St Witz, Kyriad Disney, Campanile et Première Classe de Bussy St Georges et Campanile Poitiers Futuroscope